Адресное хранение и WMS: как понять, что склад знает, где ваш груз

Что такое адресное хранение простыми словами

Адресное хранение — это порядок на складе, при котором у каждого места хранения есть свой адрес, а в учётной системе записано, какой груз, чей и сколько его лежит по этому адресу. Адрес есть и у ячейки стеллажа, и у места на полу. По адресу груз находят при отгрузке и при проверке остатков.

Адрес складывается из нескольких частей: зона, ряд, место, на стеллажах — ещё и ярус. При приёмке груз ставят на место и записывают адрес в систему. Каждое перемещение — тоже запись: когда, кто и куда.

На складах Skllad основное хранение — напольное, на паллетах. Адресный учёт ведётся в одной системе на всех складах. Под задачу ставим стеллажи или мезонин.

Чем адресное хранение отличается от склада, где «кладовщик помнит»

На складе без адресов место груза знает человек, который его ставил. Пока кладовщик на месте, а клиентов и грузов немного, это работает. При адресном хранении место записано в системе и от памяти конкретного сотрудника не зависит. Для клиента разница видна в четырёх ситуациях.

Что такое WMS и зачем она клиенту склада

WMS (Warehouse Management System, система управления складом) — это программа, в которой склад ведёт учёт: что принято, где лежит, что зарезервировано под отгрузку и что уже выдано. Клиенту склада она даёт три вещи: остаток на любую дату, историю движения по каждой позиции и расчёт стоимости услуг.

Почти всё, что написано про WMS, адресовано тем, кто выбирает программу для своей компании. Если вы отдаёте груз на ответственное хранение, программа уже стоит у оператора. Ваш вопрос — что из этого учёта увидите вы.

У Skllad 7 складов в Москве, Санкт-Петербурге, Уфе и Симферополе. Все работают на одной системе, WMS «Ронна». В ней ведутся адресное хранение, учёт партий и сроков годности, начисление по факту и отчёты в реальном времени.

«Работаете через WMS?» — с такого вопроса один из клиентов начал переписку. Ответ «да» ничего не говорит. Полезнее спросить: что именно я увижу и в каком виде.

Что клиент видит в учётной системе

Клиент склада должен видеть три вещи: остаток по каждой позиции на дату, движение за период — сколько пришло, ушло и осталось — и документ по каждой приёмке и выдаче. Плохой признак: склад не может назвать остаток на сегодня и просит подождать до конца месяца.

У нас два способа. Первый, базовый: акт МХ-1 на каждую приёмку, акт МХ-3 на каждую выдачу, отчёт об остатках по запросу и сводный отчёт об объёмах и стоимости услуг раз в месяц. Второй: личный кабинет. Те же данные в браузере, без установки программ. Кабинет подключаем по запросу клиента, по умолчанию его нет.

Бывает, что клиент просит онлайн-контроль остатков в общей таблице. Такую таблицу заполняют вручную, отдельно от приёмки и выдачи. Отчёт в учётной системе строится из тех же записей, по которым склад принимает и выдаёт груз.

Интеграцию с 1С, Битрикс24 или CRM клиента настраиваем по запросу — готового обмена «из коробки» нет. Без интеграции данные забирают выгрузкой отчётов в Excel.

Как учитываются партии и сроки годности

Партионный учёт — это когда система различает не только товар, но и его партии: одна и та же позиция, пришедшая в разные дни, хранится и списывается раздельно. Для товаров со сроком годности это способ отгружать сначала то, что истекает раньше, и не найти просрочку в дальнем ряду.

В WMS «Ронна» ведётся учёт партий и сроков годности.

Пример из запроса. Компания, которая торгует продуктами со сроком годности, перечислила условия: проверка при приёмке партий, даты производства и срока годности; фотофиксация повреждений; отдельное место для товара с недопустимым остаточным сроком; отгрузка по сроку годности. Если у вас похожие условия, назовите их до договора: от списка зависит порядок приёмки. Регулярные отгрузки с таким учётом — это уже 3PL, а не только хранение.

Сколько мест займёт груз: почему число позиций важнее тоннажа

Число паллетомест зависит не только от веса и объёма груза, но и от количества позиций. Отдельную позицию обычно держат на отдельном месте: так её проще найти и пересчитать. Поэтому много позиций с маленьким остатком занимают больше мест, чем тот же тоннаж одной позицией.

Пример расчёта. У клиента на остатке около ста тонн груза в мешках, бочках, еврокубах и канистрах, больше двухсот позиций. Если держать каждую позицию на отдельной паллете, выходит около 270 паллетомест. При этом примерно у трети позиций остаток меньше 100 кг, вместе — чуть больше двух тонн. Если собрать их на общие паллеты, весь груз занимает около 210 мест. Разница — 60 паллетомест, и оплачиваются они каждые сутки.

Решение за клиентом: раздельно — проще искать и считать, вместе — дешевле. Поэтому для расчёта нужен не только тоннаж, но и ведомость остатков по позициям. Как считают сами места — в разборе про паллетоместо.

Как считается оплата по факту

Оплата по факту — это когда вы платите за реально занятые паллетоместа и выполненные операции, без пакетов услуг «впрок». Основание для счёта — данные учёта: сколько мест было занято и какие операции проведены за месяц. Есть минимум по складу — 10 000 ₽ в месяц.

До пятого рабочего дня следующего месяца присылаем сводный отчёт об объёмах и стоимости услуг, закрывающие документы и счёт. Строки отчёта повторяют строки прайса из договора. У клиента три рабочих дня, чтобы согласовать отчёт или прислать возражения со ссылкой на первичные документы.

Пример. Груз хранится не на паллетах, а кипами в штабеле, партия — больше ста грузовых мест. В этом расчёте число мест для счёта берётся по остатку на начало суток: пока на складе стоит вся партия, хранение начисляется за все места, по мере вывоза сумма уменьшается.

Приём заявки, её загрузка в WMS и товаросопроводительные документы — бесплатно.

Что учётная система не знает о вашем грузе

Учётная система знает о грузе ровно то, что в неё внесли при приёмке. Если груз принят паллетами без вскрытия, склад отвечает за число паллет и целостность упаковки, но не знает, сколько единиц внутри каждой коробки. Об этой границе стоит договориться до первой машины.

• Приёмка без вскрытия. Если в заявке не указано иное, паллеты, короба, мешки и биг-бэги в заводской упаковке принимаются без вскрытия и пересчёта содержимого. За недостачу внутри упаковки без следов вскрытия склад не отвечает. Пересчёт без перекладывания — 5 ₽ за единицу.
• Единица учёта. Груз числится в тех единицах, в которых принят. Приняли паллетами — отчёт будет в паллетах. Нужен остаток в штуках — приёмка должна быть поштучной.
• Расхождения на приёмке. Если пришло не то количество или упаковка повреждена, это фиксируют актом при приёмке, с подписью водителя.

Как проверяют остатки: инвентаризация и расхождения

Инвентаризация — это сверка того, что числится в учёте, с тем, что фактически стоит на складе. Полная идёт по всей номенклатуре клиента, выборочная — по отдельным позициям. Расхождения бывают трёх видов: недостача, излишки и пересорт — когда общее количество сходится, а по позициям нет: одной больше, другой меньше.

Условия записывают в договоре хранения. Вот что записано в нашем типовом договоре. Те же четыре пункта найдите в договоре любого склада:

• Срок. Инвентаризацию проводят по требованию любой из сторон в течение двух рабочих дней.
• Полная. Одна в год — за счёт склада. Дополнительные — за плату, которую стороны согласуют отдельно.
• Выборочная. По запросу клиента — не чаще раза в сутки и не больше чем по пяти позициям. Платит клиент, а если выявлена ошибка учёта склада — склад.
• Чьи данные главные. Если к дате полной инвентаризации учётные базы склада и клиента расходятся, за основу берут данные системы склада.

Про плату за инвентаризацию спрашивают ещё до первого разговора: один из клиентов поставил её в списке дополнительных сборов рядом со срочной отгрузкой и переупаковкой. Ответ на этот вопрос должен быть в договоре.

Как проверить склад до договора: пять вопросов

Проверить склад можно до договора пятью вопросами. На каждый у склада должен быть документ или показанный экран: так видно, ведётся ли учёт каждый день и увидите ли его вы.

1. Покажите отчёт об остатках. Сам документ: на дату, по позициям, с единицами измерения. Образец на демонстрационных данных подойдёт.
2. Как я увижу движение за период? Приход, расход и остаток по каждой позиции между двумя датами.
3. Какой документ я получу на приёмке и на выдаче? При ответственном хранении это акты МХ-1 и МХ-3.
4. Как и за чей счёт проводится инвентаризация? Срок, частота, кто платит и чьи данные берут за основу.
5. По каким данным выставляется счёт? Расчёт должен опираться на те же записи учёта, которые видите вы.

И проверка на месте: выберите в отчёте любую позицию и попросите показать её на складе. По тому, как её ищут, видно, ведётся ли учёт. Чем договор хранения отличается от аренды площади — в разборе про ответственное хранение и аренду склада.

Когда наш учёт не подойдёт

Учёт на наших складах рассчитан на хранение и отгрузку партиями: паллетами, коробами, грузовыми местами. Есть задачи, под которые он не подходит:

• Поштучная сборка заказов под покупателя. FBO маркетплейсов и поштучную сборку заказов не делаем. Маркировку и подготовку партии под FBS выполняем как складскую операцию.
• Работа в кабинете маркетплейса. Доступа к кабинету продавца у нас нет: поставку и окно приёмки оформляет сам продавец.

Если выбираете склад под товар

Напишите или позвоните. Для расчёта пришлите:

• город;
• груз и упаковку;
• число позиций и остаток по ним;
• частоту отгрузок;
• нужен ли учёт по партиям и срокам годности.

Посчитаем хранение и покажем, как выглядит отчёт об остатках. Если задача не наша, скажем сразу.

Телефон: +7 (495) 127-64-62 · Почта: sale@skllad.ru