Акт о расхождении при приёмке товара: как зафиксировать недостачу на складе

Что такое акт о расхождении при приёмке и зачем он нужен

Акт о расхождении при приёмке — документ, в котором получатель записывает разницу между накладной и тем, что фактически выгрузили: недостачу, излишек, пересортицу, повреждение. Его составляют на месте, при водителе. Без акта претензия к поставщику или перевозчику держится на словах кладовщика против накладной, подписанной без замечаний.

Фиксировать расхождение сразу требует закон, и для каждого адресата норма своя:

• Поставщику покупатель сообщает о несоответствии письменно и незамедлительно (пункт 2 статьи 513 ГК РФ).
• Перевозчику обстоятельства, за которые он отвечает, подтверждают актом или отметкой в транспортной накладной (статья 38 Устава автомобильного транспорта).
• Экспедитору о недостаче пишут в момент выдачи груза. Промолчали — считается, что груз получен неповреждённым, пока не доказано обратное (статья 8 закона № 87-ФЗ).

Какая форма нужна: ТОРГ-2, М-7 или своя

Обязательного бланка нет. С 1 января 2013 года формы из альбомов Госкомстата применять не обязательно: форму первичного документа утверждает руководитель компании, а в самом документе должны быть семь реквизитов из статьи 9 закона о бухгалтерском учёте (информация Минфина № ПЗ-10/2012). Унифицированные формы остались удобным шаблоном.

Акт в свободной форме рабочий, если из него понятно, кто, где и когда принимал груз, что значилось в документах, что оказалось по факту, в каком состоянии упаковка и пломбы. По указаниям к ТОРГ-2 акт составляют на каждую партию, пришедшую по одному транспортному документу: один акт на три накладные не делают.

Кто составляет акт, если груз принимает склад ответственного хранения

Склад фиксирует факт, претензию предъявляет владелец груза. Товар складу не принадлежит. По статье 909 ГК РФ склад при приёме осматривает груз, определяет количество и внешнее состояние. Спорить с поставщиком и перевозчиком будет клиент — с документами склада на руках.

В нашем договоре хранения это записано так:

• груз в заводской упаковке или упаковке поставщика принимаем по местам, без вскрытия и пересчёта содержимого, если в заявке не оговорено иное (п. 5.2);
• на каждую приёмку выдаём акт МХ-1 — в нём то, что принято фактически (п. 5.3);
• расхождение с накладной и видимые повреждения упаковки записываем в акт по форме М-7 (п. 5.5);
• в акте стоят подпись и фамилия водителя, а в накладной — запись о том, что акт составлен (п. 5.6).

В электронной транспортной накладной приёмку подписывает грузополучатель, то есть клиент. Подписать её за клиента сотрудник склада может только по машиночитаемой доверенности. Без доверенности мы принимаем груз и сообщаем результат, а подпись клиент ставит у себя. Кто подписывает приёмку, договариваемся до первой машины.

Что делать на выгрузке, если груз не сошёлся с накладной

Порядок один для любого получателя: проверить груз до подписи, остановиться при расхождении, записать факт при водителе и в тот же день сообщить владельцу груза и поставщику. Всё, что оформлено после отъезда машины, доказывать заметно труднее. По шагам:

1. До вскрытия сфотографируйте пломбу и кузов. Если кузов исправен и пломба отправителя цела, перевозчик выдаёт груз без проверки массы и числа мест; если пломбы нет или она повреждена, проверка обязательна (части 8 и 9 статьи 15 Устава).
2. Считайте места по ходу выгрузки и сверяйте с накладной: наименование, количество, вес.
3. Нашли расхождение — не подписывайте накладную «как есть». Спорные места поставьте отдельно и сфотографируйте: общий план, маркировку, упаковку. Сделать это нужно до того, как груз переставили и смешали с остальным.
4. Составьте акт при водителе. Дата и место, участники, что значится в документах и что оказалось по факту, состояние упаковки и пломб, подписи.
5. Сделайте в накладной отметку о том, что составлен акт. В электронной накладной её вносят прямо в документе.
6. Водитель отказался подписать — запишите отказ и его причину в акт и в накладную.
7. В тот же день отправьте акт и фото владельцу груза и поставщику — письменно.

Срок для акта задают правила перевозок грузов. Правила 2020 года требовали составить акт в день, когда обнаружили расхождение, в крайнем случае — в течение следующих суток, а если вторая сторона уклоняется — без неё, предупредив письменно. С 1 сентября 2026 года эти правила не применяются, новые Минтранс в начале октября ещё не опубликовал. В проекте срок прежний, поэтому ориентир не меняется: акт в день выгрузки.

Как расхождение выглядит в электронной накладной: наш рейс

В электронной транспортной накладной расхождение записывается в самом документе: получатель вносит фактическое число мест, массу и состояние упаковки и заверяет запись электронной подписью, акт прикладывается к накладной. Отдельного сбора бумаг с подписями после рейса нет.

Мы увидели это в августе 2026 года, в первом рейсе по электронной накладной, который вели как экспедитор. На выгрузке приёмщик получателя недосчитался нескольких коробов, упаковка при этом была цела. В документе осталось:

• фактическое состояние груза, тары и упаковки;
• количество мест и масса, которые принял получатель;
• время прибытия и убытия машины с точностью до минуты;
• отметка конкретного сотрудника получателя с датой и временем;
• приложенный акт о расхождениях.

Количество на погрузке и на выгрузке оказалось в одном документе, и выяснять, чьё слово весомее, не пришлось. Как устроен такой рейс, — в разборе про электронные перевозочные документы.

Недостача мест или недостача внутри места: за что отвечает склад

Склад отвечает за то, что принял по акту: за число мест и их внешнее состояние. Если коробки и паллеты приняты без вскрытия, за содержимое целой упаковки склад не отвечает — в нашем договоре это пункты 5.2 и 7.2. Счёт по штукам заказывают отдельно и до приёмки.

Пересчёт без перекладывания стоит 5 ₽ за штуку. На партии в 5 000 коробок это 25 000 ₽ сверх выгрузки. Из чего складывается цена самой выгрузки, — в разборе выгрузки контейнера. Режим приёмки выберите до первой машины: по местам или с пересчётом.

Клиент привёз на хранение одну паллету электроники. Договорились принимать и выдавать её целой и записали в приложение к договору: «Приём и выдача товара производятся целыми паллетами, без вскрытия упаковки и пересчёта внутреннего содержимого».

Стоимость партии просим назвать до заезда: она указывается в акте МХ-1. Как считается возмещение, если груз утрачен или повреждён на хранении, — в разборе договора ответственного хранения. Если паллета пришла развалившейся, её пересборка — отдельная операция, перепаллечивание.

В какие сроки заявлять о расхождении

Срок зависит от того, кому адресована претензия. Для скрытой недостачи, которую нельзя заметить при обычной приёмке, сроки длиннее: 30 календарных дней для экспедитора и 3 дня для склада, который выдаёт груз с хранения.

Сумму считают по документам: стоимость груза берут из счёта продавца или договора, а если груз сдан с объявленной ценностью — возмещают объявленную стоимость (пункт 2 статьи 796 ГК РФ).

Какие ошибки обесценивают акт

Акт теряет силу, если накладную подписали без замечаний, а акт составили позже и без водителя. Тогда у второй стороны на руках чистая накладная с подписью получателя, а у вас — односторонняя бумага, оформленная после отъезда машины.

• Подпись в накладной без отметки. Сначала отметка о расхождении и акт, потом подпись.
• Не описана упаковка. «Недостача трёх коробок» без слов о пломбе и состоянии тары не отвечает на главный вопрос — где пропал груз.
• Пересортица записана как недостача. Привезли другой артикул — в акте нужны обе позиции: чего не хватает и что лишнее.
• Спорные места уже разобраны. Пока повреждённый или лишний груз не отделён, доказать, что он из этой машины, сложно. По нашему договору бракованный товар складируется отдельно до распоряжения клиента.

Есть и вторая причина следить за актом — деньги. Операции на складе считаются за место или за паллету по факту: число паллет из заявки — предварительная цифра, счёт выставляется по количеству из акта.

Что спрашивают о расхождениях до первой приёмки

До первой машины клиенты уточняют три вещи: какие документы оформляет склад, что снимается на фото и как груз учитывается после приёмки. Один из клиентов до заезда прислал нам список обязательных условий к складу. В нём были проверка количества и артикулов, контроль целости упаковки, фотофиксация повреждений и расхождений, передача актов через ЭДО.

• Документы. Приём заявки, загрузка в WMS «Ронна» и товаросопроводительные документы — бесплатно. Платными остаются операции с грузом.
• Фото. Что снимать — пломбу, каждую паллету или только повреждения — согласуем до заезда. При перегрузке борт в борт груз на складе не размещается, поэтому фото остаются главным подтверждением того, в каком виде он пришёл.
• Учёт после приёмки. Груз ставится на адресное хранение, и расхождение при инвентаризации видно по конкретной ячейке.

Правила приёмки, которые лучше знать заранее

Эти четыре правила лучше знать до того, как груз выехал:

• Не подписываем накладную при расхождении «как есть». Сначала фиксируем факт и сообщаем клиенту.
• Не подписываем приёмку за клиента без доверенности. Грузополучатель в накладной — владелец товара, а не склад.
• Не оформляем приёмку груза, который на склад не заезжал. При недостаче подтвердить её будет нечем.
• Не проверяем вложения по умолчанию. Приёмка идёт по местам и внешнему состоянию, пересчёт по штукам — отдельная операция по заявке.

Груз едет на наш склад: что прислать

Пришлите накладную или упаковочный лист заранее и напишите, как принимать груз: по местам или с пересчётом, нужна ли фотофиксация, на чью почту отправлять акт. По этим данным назовём стоимость приёмки и подготовим заявку для склада.

Телефон: +7 (495) 127-64-62 · Почта: sale@skllad.ru