МХ-1 и МХ-3: акты приёма-передачи на ответственное хранение

Что такое акты МХ-1 и МХ-3 и зачем они нужны

Акт МХ-1 подтверждает, что склад принял на хранение конкретный груз: наименование, количество мест, состояние упаковки, стоимость. Акт МХ-3 подтверждает, что склад вернул этот груз, а владелец его получил. Между двумя актами груз находится под ответственностью склада. Собственность при этом не переходит: товар остаётся на балансе владельца, склад учитывает его за балансом.

Для владельца груза оба акта — подтверждение того, что именно и в каком виде он передал на склад и что получил обратно. Накладная поставщика показывает, что отгрузил продавец, транспортная накладная — что вёз перевозчик. Что фактически оказалось на складе, видно только из МХ-1.

Полные названия форм: МХ-1 — «Акт о приёме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение», МХ-3 — «Акт о возврате товарно-материальных ценностей, сданных на хранение». Буквы «МХ» отсылают к названию альбома, в который они входят: формы по учёту ценностей в местах хранения. МХ-2 между ними — журнал сданных на хранение ценностей, его ведёт хранитель.

Обязательны ли формы МХ-1 и МХ-3 сейчас

Нет. С 1 января 2013 года унифицированные формы из альбомов Госкомстата необязательны: компания вправе утвердить свою форму акта, если в ней есть обязательные реквизиты первичного документа из закона о бухгалтерском учёте (информация Минфина № ПЗ-10/2012). На практике склады продолжают работать по МХ-1 и МХ-3: бланк знают бухгалтеры обеих сторон, проверяющие и учётные программы.

Обязательных реквизитов семь: название документа, дата, кто составил, содержание операции, количество и сумма с единицами измерения, должности ответственных лиц, их подписи с расшифровкой. В бланке МХ-1 всё это есть, поэтому проще взять его, чем разрабатывать свой. Какую форму применять и в скольких экземплярах — закрепляется в договоре хранения. У нас приёмка подтверждается актом МХ-1, выдача — актом МХ-3.

Официальные бланки лежат на сайте КонсультантПлюс: форма МХ-1, форма МХ-3 и само постановление от 09.08.1999 № 66, которым формы введены с 1 января 2000 года. Код по ОКУД — 0335001 для МХ-1 и 0335003 для МХ-3; он стоит в правом верхнем углу бланка, по нему формы находят в учётных программах.

Чем МХ-1 отличается от МХ-3

МХ-1 составляют при приёме груза, и он фиксирует, что склад принял. МХ-3 составляют при возврате, и он фиксирует, что владелец получил груз и претензий по количеству и качеству не имеет. По указаниям Госкомстата МХ-1 составляют представители обеих сторон, число экземпляров определяется договором; МХ-3 составляет материально ответственное лицо склада в двух экземплярах. В бланке МХ-3 есть вторая таблица — работы и услуги за время хранения.

На одну партию может приходиться несколько МХ-3: груз выдают частями, и каждая выдача оформляется своим актом. Со стороны приёмки обратное правило: МХ-1 составляется на каждую приёмку, а не один акт на всю поставку из нескольких машин.

Кто и что заполняет в акте МХ-1

Сведения о грузе даёт владелец, фактическое количество и состояние фиксирует склад, подписывают обе стороны. Владелец сообщает наименование, упаковку, количество и стоимость — заявкой до заезда. Склад при выгрузке считает места, смотрит упаковку и вносит в акт то, что принял фактически. Со стороны склада акт подписывает заведующий складом, со стороны владельца — его представитель с доверенностью, часто это водитель.

Два поля заполняют неверно чаще других. Первое — количество: его переписывают из заявки, а не по факту. Если заявлено 30 паллет, а приехало 28, в акте должно стоять 28, иначе при выдаче недостача окажется на складе, а не у перевозчика. Второе — подпись со стороны владельца. Водитель наёмного перевозчика для склада третье лицо: его подпись подтверждает передачу груза только при доверенности от владельца.

Зачем в акте МХ-1 графа стоимости груза

Стоимость в МХ-1 — документальная цена груза, от которой считают возмещение при утрате или повреждении. Её называет владелец груза, и до первого заезда мы просим указать её в заявке: без цифры акт неполный, а размер ответственности при утрате или повреждении придётся доказывать документами задним числом. Как по договору хранения считается возмещение — в разборе договора ответственного хранения.

Стоимость заявляют по документам владельца: закупочная цена товара, счёт, балансовая стоимость для оборудования и техники. Складу эти документы не нужны, нужна цифра в акте. Для оборудования и техники разрыв между стоимостью груза и платой за хранение бывает в сотни раз: партия на миллионы рублей при плате в десятки тысяч в месяц. Поэтому стоимость партии мы согласуем до первого заезда: она попадёт в МХ-1 и задаст объём ответственности склада, и порядок суммы обе стороны понимают заранее.

В письме складу перед заездом у нас стоит одна строка: «МХ-1 заполнять со стоимостью груза — обязательно». Одна строка в акте заменяет переписку о сумме после того, как что-то случилось.

Как оформляется МХ-1 при приёмке на наш склад

Акт МХ-1 составляется на каждую приёмку, по фактическому количеству мест. Данные для акта — то, что кладовщик снял при выгрузке и поставил на адресный учёт в WMS «Ронна». Заявка задаёт ожидание, акт фиксирует факт. По шагам:

1. Заявка до заезда. Состав груза, количество мест, габариты, стоимость партии, данные машины и водителя. Без заявки складу нечего сверять на выгрузке.
2. Документы у водителя. Паспорт, доверенность от владельца на передачу груза на хранение, транспортная накладная, товарная накладная или УПД.
3. Выгрузка в зону экспедиции. Кладовщик считает места и смотрит внешнее состояние упаковки. Груз в заводской упаковке принимается по местам, без вскрытия; пересчёт по штукам — отдельная операция по заявке.
4. Расхождение с накладной записывается в отдельный акт с подписью водителя, в МХ-1 идёт фактическое количество. Как это оформляется — в разборе акта о расхождении при приёмке.
5. Постановка на адресный учёт в WMS «Ронна»: груз получает адрес ячейки, движения видны в отчётах.
6. Подписание МХ-1. Со стороны склада — заведующий, со стороны владельца — представитель с доверенностью. Номер акта владелец получает в день приёмки.

Пример. Клиент привёз несколько десятков паллет на одни сутки: приёмка в день заезда, отгрузка на следующий день. МХ-1 оформили при приёмке, МХ-3 — при выдаче, оба акта со стороны склада подписал заведующий по доверенности. Счёт за цикл «приёмка, сутки хранения, погрузка» выставлен по количеству паллет из МХ-1, а не из заявки.

Как проходит возврат груза по акту МХ-3

Выдача оформляется актом МХ-3 на складе сразу после погрузки, подписывает его тот, кто забирает груз. У получателя должны быть документ, удостоверяющий личность, и подлинник доверенности от владельца на получение груза в определённом количестве; подлинник остаётся на складе. Подпись в МХ-3 означает, что груз получен и претензий по количеству и качеству нет.

1. Владелец присылает заявку на выдачу: что, сколько, когда и кто заберёт.
2. Склад подбирает груз по адресам из WMS «Ронна» и готовит его к погрузке.
3. Получатель предъявляет паспорт и подлинник доверенности. Кладовщик сверяет выдачу с доверенностью: количество мест в ней и в акте должно совпадать.
4. После погрузки стороны подписывают МХ-3. Один экземпляр остаётся на складе, второй уходит владельцу.

Случай из практики. Клиент сдал груз на несколько дней на наш неотапливаемый склад в Подмосковье. На получение он оформил доверенность, в которой рядом с номером акта МХ-1 стояло количество грузовых мест: кладовщик сверяет выдачу именно по этому подлиннику, перечислять позиции не нужно. Машину в оба конца вёл один водитель, а доверенностей было две — на сдачу и на получение, потому что это разные действия.

Груз выдают частями — на каждую выдачу свой МХ-3, и остаток в WMS уменьшается по акту. Когда подписан последний МХ-3, партия закрыта: ответственность склада за неё закончилась.

Как акты МХ-1 и МХ-3 связаны с учётом у клиента и у склада

У владельца груз остаётся на балансе, и МХ-1 — документ, по которому его бухгалтерия знает, где товар находится и в какой сумме. У склада тот же груз стоит за балансом, его приход и выбытие проводятся по МХ-1 и МХ-3. Учёт самих услуг хранения идёт отдельно: ежемесячный отчёт об объёмах и УПД на услуги.

• Журнал МХ-2. По указаниям Госкомстата хранитель ведёт журнал принятых на хранение ценностей на основании актов. У нас эту роль выполняет WMS «Ронна»: каждый МХ-1 — приход по адресу, каждый МХ-3 — расход, отчёт об остатках и движениях — по запросу. Как устроен учёт по ячейкам — в статье про адресное хранение и WMS.
• Инвентаризация. Сверка идёт по актам: принятое по МХ-1 минус выданное по МХ-3 должно равняться остатку на полках.
• Закрывающие документы. Комплект за месяц — акты МХ-1 и МХ-3 по каждой операции, отчёт об объёмах и УПД на услуги. Именно это бухгалтерии клиентов запрашивают до подписания договора: «акты МХ-1, отчёты, доступ к остаткам».
• Электронный документооборот. УПД и отчёты уходят через ЭДО. Акты МХ-1 и МХ-3 подписываются на складе в день операции, обмен ими через ЭДО — по договорённости.

Бухгалтерская сторона — проводки и забалансовый счёт — отдельная тема. Здесь достаточно одного: МХ-1 и МХ-3 не документы продажи, право собственности по ним не переходит.

Какие ошибки встречаются в актах МХ-1 и МХ-3

Акт обесценивают ошибки, которых не видно в день приёмки. Они всплывают при выдаче, на инвентаризации или в споре о возмещении, когда исправлять документ уже поздно.

• Нет стоимости. Графа пустая или с прочерком. При утрате сумму придётся доказывать отдельно, а акт с цифрой закрыл бы вопрос сразу.
• Количество из заявки. В акте 30 паллет, на полках 28. При выдаче недостачу предъявят складу, хотя двух паллет не было с самого начала.
• Подпись без полномочий. За владельца расписался водитель без доверенности. Такой акт не подтверждает, что груз передал именно владелец.
• МХ-3 подписан до погрузки. Подпись в МХ-3 означает «получил, претензий нет». Поставленная до того, как груз оказался в машине, она лишает получателя довода при недостаче.
• Один акт на несколько приёмок. Три машины — три МХ-1. Акт «за неделю» не привязать к конкретной накладной и водителю.
• МХ-1 вместо акта о расхождении. МХ-1 показывает, что принято; разницу с накладной фиксирует отдельный акт. Для претензии поставщику одного МХ-1 недостаточно.

Когда акт МХ-1 не оформляется

МХ-1 оформляется только при приёме груза на хранение. При перевалке борт в борт, когда груз перегружают из одной машины в другую и на склад не ставят, акта приёма на хранение нет: такая операция оформляется заявкой и актом выполненных работ.

Граница проходит по факту размещения, а не по сроку. Перевалка через склад, даже на одни сутки, — это размещение груза, и МХ-1 оформляется: пример с паллетами на одни сутки выше именно такой. Схемы перевалки и их цена — в статье про кросс-докинг.

Техника и негабаритный груз на напольном хранении — не исключение: МХ-1 оформляется так же, меняется только единица — не паллеты, а штуки со стоимостью каждой. Для погрузчика или станка графа стоимости важнее, чем для партии товара: единица одна, и сумма ответственности равна её цене.

Готовите первый заезд: что прислать

Пришлите заявку с составом груза, количеством мест, габаритами и стоимостью партии, и напишите, кто подпишет акт со стороны владельца — ваш сотрудник или водитель по доверенности. По этим данным подготовим заявку для склада и назовём стоимость приёмки и хранения.

Телефон: +7 (495) 127-64-62 · Почта: sale@skllad.ru